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Petit florilège de phrases entendues lors de missions d’accompagnement sur des projets de dématérialisation de processus internes, ou tout simplement lors d’échanges avec des professionnels. Une illustration des résistances habituelles face à des projets souvent plus impactants qu’il n’y parait.

  1. « Mon service est au top de la dématérialisation : on a un scanner ! »

Certes, un scanner permet de « dématérialiser » un document, c’est-à-dire générer une version numérique d’un document papier (qui, en général, a initialement été créé sur informatique…). Mais c’est là le « degré zéro » de la dématérialisation.

Pour y voir plus clair, voici une échelle simplifiée des possibilités en termes de dématérialisation :

Niveau 1 – Scanner des documents et supprimer les versions papier pour gagner de la place de stockage

Niveau 2 – Utiliser des formulaires (ex : demande de congés), que l’utilisateur remplit depuis son poste. Ensuite, selon le degré de sophistication du dispositif, soit il l’imprime, soit (mieux), cette demande  vient automatiquement compléter un outil métier (ex : le logiciel de gestion des congés). L’utilisateur comme le service RH gagne du temps, et on limite le risque d’erreur lié à la resaisie des données.

Niveau 3 – Disposer d’une arborescence partagée pour stocker les dossiers de l’entreprise et permettre à plusieurs services de consulter des documents simultanément (avec restrictions d’accès en fonction de la sensibilité des données)

Niveau 4 – Mettre en place une plateforme (type GED – Gestion Electronique des Documents) reliée aux outils métiers, qui intègre la mise en place de workflows (successions de validations sur un dossier sans avoir besoin d’imprimer).

  1. « La dématérialisation ça coute cher et c’est compliqué… bref, c’est pour les grosses boites ! »

Comme nous l’avons vu, la dématérialisation des processus peut prendre de nombreuses formes. Il est tout à fait possible de mettre en place en premier lieu une solution simple pour démarrer, puis de sophistiquer le dispositif une fois les nouveaux usages intégrés par les salariés. La dématérialisation offre tellement d’options différentes qu’il existe des solutions adaptées à tous les enjeux et à tous les budgets.

  1. « Dématérialiser, d’accord, mais nous avons toujours besoin de la signature du directeur ! »

Mettre en place un projet de dématérialisation dans une entreprise ou un organisme nécessite d’abord et surtout de s’interroger sur les processus et l’organisation des services. Ainsi, c’est l’opportunité d’améliorer des pratiques professionnelles appliquées par habitude, mais parfois trop lourdes et inefficaces.
Est-il vraiment toujours nécessaire d’avoir la signature du directeur pour tel formulaire ? Que dit la loi à ce sujet ? Une simple information peut-elle suffire ? De nombreuses possibilités peuvent permettre une validation effective et fiable par la voie numérique (bouton de validation, visa ou signature électronique).

  1. « Avec la dématérialisation, il y a un risque pour les conservation des données. »

L’archivage numérique des données est régi par des normes garantissant la conservation et l’intégrité des données archivées numériquement. En France, la norme AFNOR NF Z42-013 précise les conditions nécessaires à un archivage numérique fiable. Les TPE et PME auront intérêt à s’offrir les services d’un prestataire dans ce domaine, qui gèrera pour eux l’intégralité de la question des archives numériques : récolte des documents papiers, numérisation, stockage numérique et mise à disposition des documents sur demande.

  1. « Dans le service public … on en est loin ! »

Que ce soit au niveau des services de l’Etat ou à l’échelle des collectivités locales, la question de la dématérialisation des processus et des documents est perçue comme un réel enjeu pour faciliter la relation aux administrés, générer des gains de temps et des économies non négligeables.

Ainsi, l’Etat a récemment lancé la plateforme « France Connect » : à partir d’une seule identification sur un site de l’Etat (ex : Améli, Impôts..) l’utilisateur a accès à toutes les plateformes de ce type afin d’effectuer de nombreuses démarches en ligne, sans avoir à se déplacer ni à retenir de nombreux mots de passe.

L’Etat vise également, d’ici 2020, la dématérialisation complète des bulletins de paie des fonctionnaires. Chaque agent public accèdera, via un espace sécurisé en ligne, à l’ensemble des documents relatifs à sa rémunération. Des expérimentations sont en cours.

Enfin, les Collectivités ne sont pas en reste puisque nombre d’entre elles développent depuis quelques années des plateformes de services en ligne, visant à offrir à l’usager un service simplifié pour effectuer les démarches locales.

Ce sujet vous intéresse ? Contactez-moi et nous étudierons ensemble les réponses à vos besoins.

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